No tengo tiempo para la planeación

Cuando los empresarios o dueños de negocio nos vemos involucrados en la vorágine de actividades de todos los días se llega a escuchar la frase que elegí para el título de este artículo: “No tengo tiempo para la Planeación”.

Esta frase nos lleva inmediatamente a la reflexión y a preguntarnos: ¿Es la Planeación una actividad de la que se puede prescindir? O, podemos ir un poco más allá y sugerir:

¿A qué hora planeo si tengo muchos pendientes urgentes y el día se termina?

Si te identificas con esta situación quiero invitarte a seguirte haciendo preguntas y buscando las respuestas que nos puedan llevar a la conclusión de que la primera aseveración es tan solo una creencia limitante que, además, pone en riesgo nuestra efectividad al dirigir el negocio y maximizar el retorno de nuestra inversión de recursos y tiempo.

Iniciemos preguntando: ¿Te imaginas el despegue de un avión sin haber elaborado un Plan de Vuelo que incluya las verificaciones de seguridad, ruta de vuelo, condiciones del trayecto, etc.? ¿Estarías tranquilamente sentado en la cabina de los pasajeros? Seguramente las respuestas a estas dos preguntas son “NO” rotundos.

Entonces, ¿te puedes imaginar un negocio como el tuyo alzando el vuelo todos los días y cada mes sin tener un Plan?

Sin embargo, ésta es una situación que experimentan los dueños de negocios pequeños y medianos todo el tiempo y que debe ser erradicado a la brevedad.

¿Cómo lograrlo? ¿Cómo encontrar el tiempo necesario?

Martín Sánchez en su libro “Desde el piso 10” nos enseña que tienes que ejercer tu papel de dueño y líder del negocio para subir al punto más alto y tener una visión de largo plazo. Para lograrlo, debes priorizar tus actividades para que puedas conscientemente dedicar una parte de tu día laboral a la Planeación de tu Negocio, a generar valor a través de anticipar riesgos, detectar oportunidades y establecer la visión y el destino.

Ya que tienes el tiempo de llevar a cabo la planeación, encuentra el valor que obtendrás de esta práctica de negocios y define los plazos que te convengan para llevarla a cabo. En ActionCOACH te recomendamos tener una Visión a largo plazo (5, 10 años), un plan estratégico anual con metas bien definidas y planes de acción trimestrales que señalen las actividades, responsables y expectativas de la Compañía para cada proyecto, equipo o periodo de tiempo.

Si quieres saber más al respecto te recomiendo leas el libro de las 4 Disciplinas de la Ejecución de Sean Covey, Jim Huling y Chris McChesney en donde se detallan los pormenores de cada una de las siguientes:

• Enfócate en Alcanzar tus metas más agresivas
• Actúa siguiendo métricas predictivas
• Mantén un marcador comprensible y motivante
• Cadencia de “Accountability” o reporte y responsabilidad

La siguiente pregunta por analizar es: ¿Quién debe estar involucrado en la Planeación?

La respuesta rápida y coloquial es “TODOS”. La virtud de un gran líder es crear un ambiente de compromiso de cada uno de los miembros del equipo de trabajo y motivarlos a trabajar como un verdadero equipo de colaboración en el cuál el beneficio de cada uno resulta del beneficio colectivo y común de la organización.  Como seres humanos estamos programados a tomar con entusiasmo nuestros propios proyectos y, resulta más difícil, tener el mismo entusiasmo cuando estamos haciendo algo por mandato y no estamos convencidos de su utilidad. ¿Te suena familiar?

Resulta que en las empresas más grandes existen 3 grupos involucrados con la Planeación: Los directivos, los planeadores y la operación. Cuando estos 3 grupos trabajan en aislamiento y la comunicación es pobre, el resultado será igual de pobre. El entusiasmo e involucramiento no estará al 100% y dependerá del grado de involucramiento que el grupo de planeadores logre de los otros dos grupos. En las empresas pequeñas y medianas el plan se queda en la cabeza del dueño y nadie más llega a conocerlo.

¿Y qué sucede entonces? El Plan llega a ser decepcionante porque no guía a la empresa al logro de sus objetivos; no ayuda a los directivos, socios y dueños, crea un sentido de frustración en los miembros de la operación o puede ser un simple documento administrativo que jamás se vuelve a consultar. ¿Te ha tocado vivir el caso de empresas en las que todos los empleados logran sus objetivos de desempeño, pero la empresa no logra los resultados del negocio? ¿A qué crees que se deba eso?

Una de las razones es que la visión de cada grupo es totalmente diferente; otra es que sus objetivos personales no son compatibles con los objetivos del negocio y una más puede ser que el grupo de Planeación no conoce los detalles operativos y planea de acuerdo con estimaciones propias.

Entonces, ¿porqué hacer una Planeación si al final nada resulta cómo lo Planeaste? La respuesta es: Porque lo importante de la Planeación es el proceso de llevarla a cabo, generar vínculos de cooperación y entendimiento y alinear objetivos y metas entre todos los involucrados.

Jeff Sutherland en su libro “El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo” (SCRUM en inglés) introduce esta idea que viene del “Rugby”, en la cual todos los miembros del equipo empujan en la misma dirección hasta lograr un avance claro.

Jeff Sutherland lo llama un producto terminado y entregable. El proceso de Planeación de esta forma se sugiere como una excelente alternativa para desarrollar trabajo en equipo, organizándose para aumentar calidad y reducir el tiempo de ejecución. Para lograrlo debes elegir el impacto de cada actividad, ejecutar y entregar un producto terminado que pueda ser llevado a la siguiente fase de planeación a través de la implementación. Esta filosofía se desarrolló originalmente para la industria del Software y, ahora, se ha visto 100% aplicable al mundo de los negocios, ya que asegura el cumplimiento de los requerimientos del cliente, elimina retrasos y retrabajos y premia el trabajo en equipo y la colaboración.

Jeff concluye en su libro: “Hacer planes es útil; seguirlos ciegamente, no. Equivócate pronto para que puedas corregir con toda anticipación”

Regresando al título de esta nota “NO tengo tiempo para la Planeación” te pregunto: ¿Es una aseveración real o es una creencia falsa que te está limitando?

Reflexiona: hacer planes es útil; seguirlos ciegamente, no. El proceso de Planeación es UN PROCESO. Y este proceso siguen un ciclo para ser efectivo conocido como PDCA: Planea, Haz, Revisa, Actúa (Plan, Do, Check, Act).

Te invito a comentar sobre la situación de tu negocio en este tema, consulta los libros recomendados y contáctame si deseas profundizar en este tema.