5 consejos para aumentar tu productividad laboral

La productividad laboral es la relación entre los bienes producidos o actividades realizadas, los recursos y el tiempo invertido.

Para muchos, trabajar más horas significa mayor productividad, lo cual no suele ser así. Ser productivo se trata de aprovechar el tiempo de manera correcta para desempeñar en tiempo y forma las funciones que debes realizar. Es por ello que te comparto 5 consejos efectivos que te ayudarán a aumentar tu productividad en el trabajo.

1.- Evita realizar varias tareas a la vez.

Hacer más de una tarea al mismo tiempo puede disminuir tu productividad, esto se debe a que cuando intentas hacer dos cosas juntas, tu cerebro procesa la información de manera más lenta ocasionando que no logres desempeñar ninguna al 100%.

Lo ideal es organizar las labores del día de acuerdo a su importancia, estableciendo horarios para cada uno, así estarás inmerso en lo que tienes que hacer y te sentirás motivado al concluir una actividad. Dedicar tu concentración a una sola tarea te introduce a un estado de fluidez, lo que te ayudará a trabajar más rápido y aumentar tu creatividad.

2.- Encuentra tu estrategia ideal para la gestión del tiempo.

¿Te suena conocida la frase “Lo hago después”? Esta, sin duda, está relacionada con la procrastinación, uno de los malos hábitos que hemos desarrollado en la vida tanto personal como laboral, es aquello que nos impide concluir de manera satisfactoria nuestras actividades. 

Aunque postergar actividades no es algo malo, debemos saber cómo hacerlo. Para lograrlo es importante tener técnicas de gestión de tiempo que te ayuden a planificar y anticipar tus tareas. 

A continuación, te contaré algunas de las más efectivas:

• Técnica Pomodoro

Consiste en dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos para trabajar y 5 minutos para otra actividad, ya sea tomar algo, hacer ejercicios de relajación, etc. Estos bloques se repiten cuatro veces, luego de la cuarta sesión de trabajo puedes tomarte un descanso más largo. 

• El método “Getting things done (GTD)”.

 Este método de gestión del tiempo consiste en hacer un listado del trabajo que tienes que hacer y luego dividirlo en partes más pequeñas si es necesario, al estilo de un diagrama de flujo. De esta manera, puedes organizar y priorizar las tareas de manera visual y sin olvidar alguna.

• El principio de Pareto

Este principio también conocido como la regla del 80/20 establece que “el 20% del trabajo produce el 80% de los resultados” aunque se puede ocupar en un sinfín de ámbitos. En la gestión de tiempo podemos traducirlo a utilizar el 20% del tiempo, a realizar el 80 % de las tareas (más rápidas). Al eliminar las tareas sencillas, estarás listo para dedicar tiempo y concentración a las actividades que requieran el 80 % del tiempo.

Debes tener presente que tu tarea primordial será más larga, por lo tanto, no te desesperes si ves que tu jornada se va en eso. Es normal y está bien que ocurra así.

3.- Integra las herramientas de negocios.

Cuando trabajamos solemos utilizar varias herramientas, hojas de cálculo, chats, emails, etc.

De acuerdo con el informe global sobre la Anatomía del trabajo 2022, de Asana, el empleado promedio utiliza 10 herramientas diferentes por día. Cambiar de una a otra y encontrar el contenido que deseas utilizar puede llevarte varios minutos, que sumados al final de tu jornada laboral significan una cantidad enorme de tiempo que podrías aprovechar de mejor manera.

Para evitar esto puedes gestionar el trabajo en una fuente centralizada que te permita integrar todas para que puedas coordinar y gestionar la información desde un solo lugar.

Puedes empezar con cosas simples como tener un solo correo abierto y tener organizada tu información en carpetas específicas para saber a donde recurrir de manera inmediata.

4.- Aprovecha los momentos de mayor productividad.

Si bien es claro que debemos ser lo más productivos posibles en nuestra jornada laboral, existen lapsos de productividad, donde tienes mayor energía y nivel de concentración. Ubicar para ti cuál es tu momento más productivo te ayudará a estructurar mejor tu día. 

¿Cómo aprovechar tus horas productivas? Fácil, deja para estos horarios las tareas que requieran mayor esfuerzo, las más importantes, o las que más pereza te de realizar, así podrás utilizar el resto del día en actividades que te demanden menor creatividad o esfuerzo.

5.- Reduce tus notificaciones para evitar distracciones.

La mayoría de nosotros utilizamos medios electrónicos para desempeñar nuestro trabajo, ya sean dispositivos móviles, computadoras, o ambos. Y aunque representan una ayuda también son una enorme fuente de distracción.

Para evitar esto procura gestionar las notificaciones para recibir sólo las tengan relación con tu trabajo, es decir emails, llamadas o mensajes.

Tener activadas notificaciones de redes sociales puede hacer que caigas de vez en cuando, permaneciendo en ellas más tiempo del necesario.

Esto no significa que debas estar frente a la computadora viendo actividades del trabajo todo el día. Establece bloques de recompensa donde puedas revisar noticias, chats u otra información de tu interés, recuerda no extender estos tiempos y espera al próximo. Esta estrategia te servirá como un pequeño incentivo para concluir más rápido tu trabajo, y por ende serás más productivo.